Заявка приходит в переписку, контакты попадают в таблицу, потом те же данные переносятся в документ. Если вы узнаёте свой рабочий день, начните с описания одной такой цепочки. По ней будет проще понять, какую часть работы можно передать системе.
Найдите повторяющееся действие
В течение нескольких рабочих дней записывайте, какую информацию сотрудники копируют, где ищут статус заказа и о чём напоминают друг другу вручную. Выберите одну операцию, которая повторяется и имеет понятные правила.
Например: после согласования заказа сотрудник берёт реквизиты клиента и заполняет документ. Это достаточно конкретная задача, чтобы разобрать её отдельно от всей работы компании.
Опишите цепочку без технических терминов
- Откуда поступают данные и кто их проверяет?
- Какое событие запускает действие?
- Что нужно сделать с информацией?
- Где должен появиться результат и кто его получит?
- Что делать, если данных не хватает или заказ нестандартный?
Последний вопрос лучше обсудить сразу. Если реквизиты не заполнены, сотрудник должен увидеть понятное сообщение и знать следующий шаг. Для такого случая тоже нужен согласованный порядок работы.
Пример: подготовка документов из сделки
В CRM «Вид Энерго» реализовано заполнение подготовленных форм данными из сделки. Вместе с этим в системе находятся складской учёт и задачи. Этот проект показывает один из возможных сценариев; для вашей компании сначала нужно определить, где хранятся исходные данные и какой документ требуется на выходе.
Заранее договоритесь, как оценивать результат
Посмотрите, сколько действий занимает операция сейчас. После запуска проверьте ту же цепочку: приходится ли повторно вводить данные, понятен ли статус, может ли сотрудник исправить ошибку. Для первой проверки полезнее конкретный рабочий пример, чем общее обещание «ускорить бизнес».
Иногда достаточно связать два существующих инструмента, иногда нужна доработка или отдельная система. Выбор зависит от процесса и доступных способов подключения. На странице автоматизации можно начать с бесплатной схемы одной задачи: разберём источник данных, действия системы и момент участия сотрудника.